10 medidas para turbinar a comunicação interna da sua empresa

O homem, por natureza, é um ser social. Temos necessidade de nos comunicar, assim como, temos necessidades fisiológicas. Aliás, essa habilidade de comunicação talvez tenha sido o nosso maior trunfo evolutivo ao longo da história. Entretanto, esse fato é negligenciado muitas vezes dentro das organizações.

Há um grande número de gestores e donos de empresas que ainda não voltaram sua atenção a comunicação interna (CI), alguns até a consideram como um gasto desnecessário. Porém, uma CI eficiente é uma fonte de grandes benefícios para qualquer que seja a organização.

Uma comunicação interna adequada é capaz de transformar o ambiente de uma empresa, tanto agilizando e reduzindo erros em processos, quanto mantendo funcionários motivados e equipes unidas e engajadas em prol dos objetivos organizacionais.

Vantagens da CI para a empresa

Como já mencionado, uma comunicação organizacional bem trabalhada no dia-a-dia pode trazer benefícios bem consistentes em variadas áreas. É uma metodologia capaz de trazer desde resultados objetivos como o aumento da produtividade, por exemplo, como ganhos culturais como uma maior valorização às normas da empresa.

Engajamento e assertividade são outros fatores influenciados positivamente por investimentos certeiros em comunicação. Além de pessoas se tornarem naturalmente mais participativas em ambientes humanizados que valorizem o diálogo e o reconhecimento, trocas de informação sofrem menos com ruídos e menos erros ocorrem em registros de dados, o que torna os processos mais eficientes e produtivos.

Como se não fosse suficiente, também é uma forma de manter equipes integradas, não só entre si, com colaboradores mais próximos e mais dispostos a trocar experiências, como também com relação aos objetivos organizacionais, com times fortes, multidisciplinares e alinhados a cultura e objetivos da empresa.

Agora que o Por que já foi esclarecido, podemos ir direto ao objetivo dessa postagem, o Como. Vamos agora falar de algumas formas de pôr no eixo a comunicação interna de sua empresa:

1. Defina um canal

Onde meus colaboradores receberão minha mensagem mais facilmente? Ao responder essa pergunta é possível escolher qual ou quais canais são os mais adequados para repassar informações importantes para a equipe.

Existem variadas formas e caminhos para se entregar uma mensagem, desde eventos presenciais, com reuniões e palestras; mídia tradicional, caso de murais e periódicos; e mais recentemente, canais digitais: redes sociais, Intranet, newsletters, etc. Nesse caso, cabe ao gestor definir qual o mais adequado em cada ocasião.

É preciso analisar as contingências de todos os setores e níveis hierárquicos antes de definir qual canal utilizar em cada caso. Parece trabalhoso, mas o importante é garantir que a mensagem chegue ao seu destino de forma rápida e o mais clara possível.

2. Procure pelos líderes

Nem todo líder, necessariamente, está exercendo uma função de liderança. Em todos os níveis hierárquicos é possível encontrar pessoas que tem uma influência natural e o respeito por parte dos integrantes dentro de uma equipe. Trazer essas pessoas para perto é uma escolha inteligente e que pode gerar bons frutos.

Colaboradores com esse perfil de liderança podem servir como porta-vozes das ideias da direção, facilitando sua aceitação em meio a equipe e alinhando-a às propostas da organização.

Investir nessas pessoas oferecendo treinamentos e capacitações voltadas a comunicação corporativa também pode ser uma escolha interessante, não só por dar-lhes ferramentas técnicas que os auxiliarão nessa função de disseminadores como irá os habilitar para dar e transmitir feedbacks precisos.

3. Valorize o diálogo olho no olho

A tecnologia, principalmente relacionada aos meios de comunicação, tem rompido barreiras e encurtado distâncias, mas uma conversa cara a cara ainda é o melhor jeito aproximar pessoas e humanizar o ambiente de uma empresa.

Logicamente, nem sempre é possível ou viável comunicar-se pessoalmente, mas sempre que houver possibilidade, uma comunicação direta é sempre uma boa pedida, não só por não ter fronteiras físicas que a dificultem, como por carregar sentimentos e criar conexões entre os envolvidos.

Sempre que possível, estimule esse diálogo pessoal, crie eventos e confraternizações para quebrar o gelo e deixar as relações encurtarem dentro da sua equipe. Com certeza, nesse cenário, até as reuniões corporativas, muitas vezes sinônimo de tédio, se tornarão ambientes mais criativos e produtivos para a empresa.

4. Não perca o controle

Monitore! Com a comunicação, assim como em qualquer outro setor ou atividade desenvolvida dentro de uma empresa, é preciso controle sobre os resultados para que seja possível identificar onde o processo vai bem e onde pode ser melhorado, até mesmo, onde é inviável continuar e há necessidade de procurar outros meios para atingir os objetivos esperados.

Além de mensurar a CI, é preciso compartilhar os resultados. Isso atrai a atenção de colaboradores, e diretores, para o setor, aumentando sua visibilidade e o engajamento de toda a equipe em aperfeiçoá-lo.

Apesar de muitas vezes ser negligenciado e visto como subjetivo por parte dos gestores, é possível adotar uma abordagem quantitativa da comunicação organizacional. Para isso, é preciso estabelecer métricas e indicadores que permitam formar uma imagem clara e precisa do que é o setor.

Apurar quais canais tem maior engajamento por parte dos colaboradores, mapear assuntos que geram maior interesse, observar número de visualizações, todos esses são exemplos de indicadores que podem demonstrar se as mensagens enviadas estão realmente chegando e causando a aderência da equipe aos projetos da empresa.

5. Aprimore suas métricas

Como diria Peter Drucker: “O que pode ser medido pode ser melhorado”. Após estabelecer métricas e mensurar os resultados, fica mais fácil tomar os direcionamentos necessários. Com os números em mãos é possível observar que ações realmente estão sendo efetivas e quais não apresentam retorno condizente com o esperado pela empresa.

A partir daí pode-se começar a pensar em estratégias mais eficientes e estabelecer metas mais realistas. O processo decisório tende a ficar mais simples quando se tem uma base objetiva e mensurável lhe dando sustentação.

6. Implemente uma cultura de feedback

O local de trabalho deve um ambiente onde as pessoas confiem umas nas outras e busquem crescimento mútuo. Além disso, todos devem ter liberdade para opinar e até corrigir seus colegas caso o posicionamento seja realmente construtivo e relevante para a solução de um problema ou melhoria de um processo.

Criar um ambiente assim dentro da organização ajuda a tornar a empresa um lugar mais inspirador, além de reduzir conflitos e ajudar funcionários a amadurecerem e crescerem profissionalmente, mais que isso, desperta neles o desejo de estarem em constante melhoria e buscarem a excelência no seu desempenho.

Apesar de todos os benefícios é preciso ter cautela. Assegurar o respeito às opiniões de todos e estar sempre atento para impedir fofocas é preciso para evitar que sua empresa vire uma zona de guerra com conflitos por todos os lados.

Evite chamar a atenção em público, estimule e ofereça ferramentas para que seus colaboradores consigam serem claros em suas proposições. Todo esforço para evitar que mal-entendidos é bem vindo para evitar que essa medida tenha o resultado avesso ao esperado.

7. Descubra o poder dos vídeos corporativos

Nem sempre arranjar tempo na agenda para marcar uma reunião é das tarefas mais fáceis. O gasto de recursos para reunir toda a equipe em uma evento também é algo que, na maioria das vezes, as empresa não gostariam de ter. Ainda mais, porque muitas vezes essas reuniões, mesmo sendo um tanto dispendiosas, não conseguem atrair a atenção do público interno, portanto, acabam sendo bem improdutivas.

A comunicação por vídeo é um dos milagres da tecnologia para facilitar a vida das organizações. Os vídeos corporativos são uma alternativa que tende a ser mais dinâmica, de fácil compreensão e atrativa aos olhos dos colaboradores. Além disso, consegue ser mais barata que eventos e reuniões e pode ser acessada a qualquer hora e qualquer lugar pelo seu público alvo.

A agilidade na transmissão de dados e informações acrescida da flexibilidade da ferramenta faz com que os vídeos corporativos sejam uma adesão de cada vez mais empresas, tomando o lugar de outros canais tradicionais, principalmente de mídia impressa.

8. Seja um contador de histórias

Ao se ler um bom livro, assistir um filme de qualidade ou escutar uma história bem contada é natural que nos sintamos dentro daqueles cenários, como se fôssemos também personagens. Esse é o nível de imersão buscado pelo Storytelling, uma técnica de comunicação muito utilizada no meio artístico que vem conquistando espaço junto das empresas.

Storytelling é uma expressão do inglês derivada de tell a story, contar uma história, em português. Nas organizações, basicamente, trata-se exatamente disso: elaborar narrativas, reais ou fictícias, que tenham a ver com o cotidiano da empresa ou de seus funcionários na intenção de cativar a atenção deles.

Uma história envolvente, dinâmica, bem estruturada e inspiradora consegue motivar e engajar as pessoas que fazem parte do dia-a-dia da empresa. Além disso, por conseguir causar diversas emoções, o storytelling consegue provocar experiências marcantes facilitando que os colaboradores assimilem e fixem os conteúdos que lhe são repassados.

9. Preze pela confiança

Dificilmente alguém estaria disposto a compartilhar qualquer que seja a informação com alguém que não confia. Portanto é preciso ser transparente e o mais claro possível com os ouvintes de sua mensagem. Quando os colaboradores sentem que há honestidade na sua fala fica mais fácil a aceitação do que está sendo proposto.

Clareza, objetividade e transparência são valores que não podem ser esquecidos para que a CI da empresa possa ser efetiva. Ser assertivo e evitar rodeios passa uma sensação de confiança a seus interlocutores, isso é fundamental para manter a credibilidade mesmo em momentos onde geralmente há tendência de negatividade para o clima organizacional, como mudanças de direção ou desligamentos de funcionários.

10. Compartilhe a informação na medida certa

Deixar toda a equipe sempre informada sobre o que acontece ao seu redor e estabelecer uma comunicação frequente com ela é essencial, porém, é preciso tomar cuidado para não compartilhar informações de forma excessiva. Ninguém consegue manter um padrão de qualidade alto de um processo estando sobrecarregado e não é diferente com a comunicação da sua empresa!

O segredo é fazer com que cada segmento da organização seja alimentado somente com as informações certas, isso garante que cada setor tenha o conhecimento suficiente para garantir um bom funcionamento e evita distrações com dados que não agregam para a qualidade do serviço.

Para que isso seja possível é interessante segmentar o público interno, assim, fica mais fácil definir que canais são mais adequados para cada grupo mantendo a assertividade e relevância da comunicação.

Como diz o ditado: “Quem não se comunica, se complica”! Realmente, uma empresa com falhas em sua comunicação corre grandes riscos de tomar caminhos nada desejáveis. Por outro lado, uma CI funcional pode dar bons frutos e ser um diferencial para a organização. Com as medidas citadas sendo colocadas em pratica é possível por a comunicação corporativa no pique para conquistar grandes objetivos para a sua equipe.