5s: Cinco sensos para o sucesso

O programa 5s é uma metodologia de gestão voltada para a otimização da produtividade e redução de custos através de uma sistematização da ordem dos processos e da introdução do conceito de melhoria contínua na cultura da empresa. Além disso, também busca a conscientização de todos os setores e colaboradores da empresa para que haja o cumprimento das medidas estabelecidas. 

Os modelo Housekeeping (“conservação da casa” em português), como também é chamado, é uma das sete ferramentas da Qualidade Total, então antes de aprofundarmos no programa é importante entrarmos brevemente no conceito de qualidade e contextualizarmos o surgimento da metodologia. 

Qualidade Total 

Entendendo qualidade como o cumprimento do combinado com respeito a padrões e prazos, ou seja, atender a necessidade do cliente sem atrasos e com o nível de excelência prometido, então podemos entender o termo qualidade total. A palavra total nesse contexto dá a entender que a qualidade deve ser buscada na organização como um todo, não só com seu público interno, em todos os níveis e setores, mas também com fornecedores, parceiros, distribuidores e todos os outros stakeholders. 

Na TQM, Total Quality Management (ou Gerenciamento da Qualidade Total), assim como todo o organograma da empresa deve ser impactado pelos princípios da qualidade, todos os colaboradores, independente da posição que ocupem, também devem ser responsáveis para garantí-la. Esse pensamento empodera todos os membros da empresa, uma vez que estes passam a ter participação no processo decisório, levando aos superiores apenas o que realmente não puderem resolver sozinhos. 

O conceito de qualidade total foi fundado sobre os princípios de melhoria contínua. Por esse motivo, a metodologia Kaizen e ferramentas como o modelo 5s são, frequentemente, utilizadas para “arrumar a casa” para implementação da qualidade total na organização. 

O nascimento 

Na década de 50, com o mundo ainda sentindo as dores da Segunda Guerra Mundial, especialmente o Japão, um dos países mais afetados pelo confronto, eliminar o máximo possível de desperdícios não era apenas uma forma de reduzir custos, era essencial para a reconstrução do país economicamente e na sua honra. Exatamente nesse cenário surge a figura de um dos maiores gurus da qualidade: Kaoru Ishikawa. 

Baseado em princípios milenares da educação e cultura do oriente, Ishikawa formulou uma metodologia firmada na organização e otimização da utilização de recursos. As práticas foram tão eficientes que não só foram o grande trunfo para mudar o cenário de país devastado para uma das economias mais sólidas do mundo na atualidade, como também influenciaram organizações de todo o mundo a tomá-las como filosofia de gestão. 

No cenário atual do ambiente empresarial, com uma competição cada vez mais forte e nivelada, o programa se torna ainda mais valioso. Levando em conta a grande dificuldade de aumentar receitas, diminuir despesas e desperdícios se torna uma vantagem competitiva é um fator de lucro cada vez mais importante. 

Os 5s’s 

O método Housekeeping traz grandes benefícios a empresa e, se bem aplicado, pode criar vínculos através do trabalho em equipe além de melhorar o ambiente em todos os setores da empresa. Toda a filosofia do programa é baseada em cinco sensos que em japonês dão o nome a ferramenta. São eles: seiri (senso de utilização), seiton (senso de organização), seiso (senso de limpeza), seiketsu (sento bem estar) e shitsuke (autodisciplina). 

Seiri (Uso) 

Nessa etapa é feito o levantamento de todos os recursos envolvidos em uma operação, sejam eles máquinas, materiais, equipamentos, entre outros. A partir daí é definido o que realmente é necessário e agrega valor ao processo e o que pode ser dispensado ou realocado para outra área. 

Seiton (Organização) 

Este senso consiste em colocar cada recurso em seu lugar. Com base nos materiais levantados na primeira fase do processo, a organização tem como objetivo dar ordem de uso a cada um deles, classificando e padronizando a quantidade e o local onde deverão estar. 

Seiso (Limpeza) 

Esta parte do modelo visa facilitar a limpeza e melhorar o ambiente de trabalho. Mais do que a limpeza propriamente dita, objetiva identificar o motivo da sujeira para que seja possível tomar as devidas prevenções que permitam eliminá-la ou, ao menos, reduzi-la. 

Seiketsu (Bem estar) 

Aqui é padronizado todo o funcionamento operacional, incluindo atividades e responsabilidades, de um processo ou setor. Além disso, consiste em fornecer as condições adequadas para que todas as exigências, normas e padrões impostos sejam obedecidos respeitando a segurança e o bem estar dos colaboradores envolvidos no processo. 

Shitsuke (Autodisciplina) 

O último senso preza pela “integridade” do que foi estabelecido. Esta etapa visa tornar cotidiano e incrementar a cultura da empresa tudo o que foi definido nas fases anteriores. Consiste em lembrar os colaboradores da imprescindibilidade do compromisso e respeito de toda equipe ao que foi estabelecido, certificando-se do cumprimento das ações recomendadas no dia-a-dia da organização. 

Implementação 

O programa 5s segue se propõe a ser uma ferramenta de fácil implementação e uso. Desta forma, pode ser aplicada em qualquer área da empresa, o que faz sentido levando em conta o contexto em que foi criada. Por não ser complexa, a metodologia housekeeping consegue ser difundida por toda a organização, o que a torna base para que a implementação de programas de qualidade, como a Qualidade Total e o TQC (Total Quality Control), seja bem sucedida. 

Se bem sucedido em sua aplicação, o 5s pode ser um fator chave para o bom desempenho de uma organização, isso porque, possibilita uma melhor gestão do tempo e aproveitamento do espaço físico da empresa, uma otimização dos processos, além de tornar o ambiente mais limpo e seguro. Esses são fatores capazes de tornar a organização mais produtiva e o trabalho menos massante e, portanto, mais estimulante a seus colaboradores. 

Mas como pôr em prática? É o que vamos ver em alguns passos simples: 

Preparação 

É necessário definir quem serão os responsáveis pela implantação do programa, dividindo tarefas e escolhendo os gerentes que cuidarão da supervisão dos processos em cada setor da organização. É recomendável que haja nessa equipe de supervisão e direção do processo profissionais de diferentes setores, o que dá mais variedade aos conhecimentos do time e diminui a chance de que detalhes importantes passem despercebidos. 

Com a equipe definida, monta-se um retrato da organização. Para isso é necessário fotografar, gerar relatórios e outros documentos, além de realizar reuniões em todos os setores para descobrir possíveis falhas e ter contato com as percepções dos colaboradores.    

Planejamento 

Time de implantação definido e mapa da empresa em mãos, é hora de criar um plano de ação. Define-se quais serão as prioridades, quais medidas serão tomadas e que ferramentas a se utilizar. As atividades, então, são divididas em tarefas e distribuídas entre os colaboradores. Nessa fase, também são escolhidos os indicadores de acompanhamento e as metas de cada parte do processo. 

Divulgação 

Esta primeira etapa consiste em utilizar material de divulgação para conscientizar toda a equipe sobre a implementação das medidas propostas. É importante deixar claro a importância, as metas e os ganhos mútuos que o modelo pode trazer tanto para empresa como para os os colaboradores. O mais interessante é que uma reunião seja realizada para que todos firmem um compromisso com relação a realização das tarefas. 

Implantação 

A implantação segue a sequência exata dos sensos, observando o processo, em cada um dos setores da empresa, sob cinco perspectivas: arranjo físico, máquinas e equipamentos, instrumentos, documentos e acessórios administrativos. 

O time de implantação deve participar ativamente e estar disponível para esclarecer dúvidas dos colaboradores e se perceber as novas demandas que surgirão no decorrer do processo, adaptando-o sempre que necessário e de acordo com o que melhor representa os objetivos da empresa. 

Manutenção 

A etapa final de implantação do modelo consiste em realizar auditorias internas e manter os esforços de conscientização constantemente no intuito de assegurar que as tarefas propostas sejam cumpridas diariamente observando as exigências de cada etapa do processo. 

Aqui a equipe de supervisão deve organizar visitas para o acompanhamento das atividades em cada um dos setores. É interessante estar aberto para ouvir sugestões de melhorias e rediscutir os quesitos e metas de implantação com a finalidade de manter a equipe focada e motivada. É importante, também, criar mapas de acompanhamento para que seja possível visualizar benefícios e o andamento do processo, além de poder confrontá-lo com o que foi planejado. 

O programa 5s é uma ferramenta completa, mas não complexa. Sua facilidade em ser implementada e utilizada em toda empresa, além de sua eficiência e custo-benefício, fazem com que essa seja uma das metodologias mais conhecidas e presentes dentro de organizações bem sucedidas, em especial, aquelas que prezam pela a gestão de sua qualidade. Por compreender desde a limpeza ao comportamento do colaborador, é ideal para corporações que desejam uma melhoria contínua em todas as suas atividades.